Baal jij er ook van dat jouw crisisteam niet loopt als een zonnetje? Wat als ik vertel dat het op een simpele manier te bereiken is! In dit artikel geef ik je het geheim om te komen tot een effectief crisisteam.
Het wel en wee binnen een crisisteam
Waarschijnlijk herken je het wel: een incident doet zich voor en jij als lid van het crisisteam wordt opgeroepen. Je start vol goede moed. Jij gaat samen met dit crisisteam deze crisis bezweren!
Bij de eerste vergadering merk je al direct dat het niet lekker loopt.
De druk is hoog;
Het doel is onvoldoende scherp;
De stakeholders zijn niet inzichtelijk.
Ondanks de prachtige agenda die op tafel ligt loopt de vergadering niet.
Door de hoge druk worden besluiten zonder goede analyse genomen.
Iedereen voert besluiten op een eigen wijze uit.
Voor je het weet ontstaan ergernissen, duren de vergaderingen ellenlang en blijft de voortgang die noodzakelijk is uit. Vast herkenbaar toch?
Het crisisteam als geoliede machine of het crisisteam in totale chaos
Crisisteams acteren op verschillende manieren. Heel zwart-wit komt het neer op:
A. Crisisteams die werken als een geoliede machine.
B. Crisisteams die werken in een totale chaos.
Geoliede machine
De eerste crisisteams zijn volledig ‘in control’. Staan in de actiestand, weten precies wat het doel is waar ze met elkaar voor gaan, stellen dit doel ook bij en denken na over mogelijke scenario’s op de lange termijn, ze hebben een heldere rol- en taakverdeling, hanteren een duidelijke vergaderstructuur en maken onduidelijkheden bespreekbaar.
Chaos
De andere categorie crisisteams bevindt zich vaak langere tijd in een ‘freeze’ stand, zijn geschrokken, hebben geen doel of een korte termijn doel, passen de gekozen vergaderstructuur niet toe, weten niet van elkaar hoe de rol -en taakverdeling is en spreken onderlinge irritaties niet of te laat uit.
Die totale chaos is natuurlijk het laatste wat je jouw crisisteam toewenst.
Maar hoe organiseer je nu dat het optreden van jouw crisisteam loopt als een zonnetje en zo effectief mogelijk wordt?
De sleutel tot succes is structuur binnen het crisisteam.
De vier randvoorwaarden die leiden tot structuur
Structuur bereik je door te werken met vaste randvoorwaarden. Deze randvoorwaarden deel ik graag met je! Want zeg nu eens eerlijk? Hoe fijn is het om te werken binnen een crisisteam wat gesmeerd loopt?
Hanteer een vooraf bepaalde vergadermethodiek Om rust te creëren binnen het crisisteam valt het aan te bevelen om de crisisteamleden in de “koude fase” een vergadermethodiek aan te leren. Dit zorgt ervoor dat iedereen vooraf op de hoogte is van de structuur tijdens de vergadering. Door een standaard agenda op te stellen die de deelnemers door de vergadering leidt, creëer je rust in de vergadering. Stel ook gedragsregels op die tijdens de vergadering gelden. Deze afspraken helpen om het team te laten focussen op wat echt belangrijk is. De crisis. Leg de afspraken vooraf vast in het crisisplan. Meerdere malen heb ik mogen meemaken dat de te hanteren werkwijze binnen het crisisteam onduidelijk was. Dit leidde in alle gevallen tot vertraging in het proces. Enorm zonde van de tijd en de energie van de teamleden. Je wilt je namelijk tijdens de crisis volledig kunnen focussen op de uitdagingen en dilemma's waar je met elkaar voor staat. Het toepassen van een vergadermethodiek, zoals BOBOC, het stellen van gedragsregels en het gebruiken van een standaard agenda, helpen enorm. Zorg ervoor dat tijdens crisisteam trainingen, het aanleren van deze vergadermethodiek op de agenda staat. In mijn volgende post ga ik in op deze vergadermethodiek.
Stel een gezamenlijk doel en maak een stakeholdersanalyse Bij de start van de crisis, in de chaosfase, is het noodzakelijk om met elkaar te bepalen waar we voor staan. Wat willen we bereiken, hoe doen we dat en voor wie doen we dit? Naast het doel, bepaal je welke stakeholders en doelgroepen zijn getroffen, betrokken en/of zich betrokken voelen. De eerste opzet van het gezamenlijk doel en de daarbij behorende stakeholdersanalyse wordt door de crisiscoördinator voorbereidt en verder uitgewerkt tijdens het eerste crisisoverleg. Vervolgens komen het doel en de stakeholdersanalyse elk crisisoverleg terug op de agenda om te checken of het doel en doelgroep nog overeenkomen met de opdrachten die je uitvoert. Doe je dit niet, dan verzand je op den duur. De visie waar we het voor doen bij de verschillende crisisteamleden vertroebelt. Chaos verzekerd! Bij verschillende crises heb ik ervaren dat het bepalen van het doel en de stakeholders en doelgroepen nauwelijks aan bod kwamen. Het wordt als tijdrovend en als extra ballast ervaren. Echter gaandeweg merk je dat de leden van het crisisteam het doel anders interpreteren. Om het doel niet uit het oog te verliezen, is het van belang te checken of iedereen nog in dezelfde film zit.
Hanteer een duidelijke rol- en taakverdeling Door vooraf in het crisisplan vast te leggen wie welke rol, taken en verantwoordelijkheden dragen en ook de mandatering vast te leggen, heb je tijdens een crisis duidelijkheid. Iedereen weet op dat moment precies waar hij of zij voor staat en wat anderen van jou in je functie mogen verwachten. Het verantwoordelijkheidsgevoel groeit.
Spreek onduidelijkheden en irritaties direct uit Tijdens de crisisteamvergaderingen ervaar je vaak een enorme tijdsdruk. Je gaat snel vergaderen, want er ligt veel werk wat verzet dient te worden. Je vormt gezamenlijk een beeld, een lijst met uit te voeren acties wordt opgesomd en besluiten worden genomen. Onduidelijkheden over een issue komen vaak niet aan bod. De reden dat deze onduidelijkheden niet aan het licht komen, komt deels omdat de crisisteamleden zich onvoldoende veilig voelen in de vergadering om het bespreekbaar te maken. Ook de druk die wordt ervaren leidt tot snelle besluitvorming zonder voldoende overwegingen. Wat vervolgens leidt tot besluiten die niet uitvoerbaar zijn of onvoldoende draagvlak kennen. Ook onderlinge irritaties blijven vaak lang onder tafel. Spreek irritaties direct richting elkaar uit om negatieve beïnvloeding op het crisisteam en de daarbij behorende werkzaamheden te voorkomen.
Tot slot
Vier randvoorwaarden die voor jou waarschijnlijk heel herkenbaar zijn. Door de hectiek van de crisis kan het ondanks de herkenbaarheid, lastig zijn om ook daadwerkelijk uit te voeren.
Hoe zorg jij dat jouw crisisteam loopt als een geoliede machine?
Comentários